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En savoir plus sur le serveur de fax

Le serveur de fax est sans doute la première étape de la gestion électronique des documents. L'objectif premier d'un serveur de fax est de s'affranchir des versions papier en profitant de la puissance de l'outil informatique sans aucunement perturber les habitudes de communications avec les tiers, clients, fournisseurs, partenaires....

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HylaFAX, The world's most advanced open source fax server

Comment ça marche ?

Un serveur de fax est un logiciel qui gère les fax, en émission comme en réception, sous forme électronique. Ce logiciel utilise les mêmes protocoles de communications que n'importe quel télécopieur classique. Il lui faut donc disposer spécifiquement d'un modem RTC1 ou ISDN/Numeris.

En réception

Le serveur de fax réagit à un fax en réception comme un télécopieur, à ceci près qu'au lieu d'en imprimer une version papier, il met le fax reçu sous forme d'image dans un fichier qu'il enregistre sur un répertoire spécifique sur le disque dur du serveur, ou sur tout autre disque de destination qui lui serait spécifié. Le nom du fichier est généré automatiquement, en général en tenant compte de la date et de l'heure d'arrivée. Les serveurs de fax peuvent le plus souvent générer ces fichiers sous plusieurs formats. Les plus classiques sont les formats TIFF (Tagged Image File Format) et PDF (Portable Document Format) qui se prêtent très bien à la manipulation et l'échange de données non modifiables.

Une fois enregistré, la réception du fax est annoncée à son destinataire. Cette annonce peut-être faite simplement sous la forme d'une fenêtre qui s'ouvre sur son bureau, ou, de manière plus pérenne sous forme de message électronique avec ou sans le fichier en pièce jointe.

Il est bon de préciser que le serveur de fax peut recevoir des fax sur plusieurs lignes téléphoniques, chaque ligne physique pouvant elle-même correspondre à plusieurs numéros de téléphone. Dans ce cas, le serveur oriente les annonces d'arrivées de fax en fonction du numéro de fax du destinataire.

En émission

L'utilisateur désirant envoyer un message par fax ouvre une boîte de dialogue, soit depuis les menus de son gestionnaire de fenêtres, soit directement par l'action d'une icône de raccourci sur son bureau. Il précise dans cette boîte de dialogue l'en-tête du fax qu'il désire utiliser parmi un certain nombre d'en-têtes prédéfinies. Il entre ensuite les données du destinataire (nom, prénom, rôle, société, N° de fax) et l'objet du document à faxer. Le serveur de fax se charge alors de l'envoi, tout en assurant une copie sur son disque dur. Le nom du fichier ainsi sauvegardé est généré de manière automatique en tenant comte de la date et de l'heure de l'envoi ainsi que du nom du fichier créé par l'utilisateur.

La puissance du Réseau de Fax

L'utilisation de la puissance de l'informatique pour la gestion des fax offre de nombreux avantages, tant en terme de manipulation, d'archivage, et de sécurisation des informations que d'optimisation des ressources téléphoniques. Le réseau de fax permet :

  • de simplifier les manipulations en :
    • s'affranchissant des versions papier
    • assurant un classement automatique des fax, tant en émission qu'en réception
  • de centraliser les fax sur un seul appareil
    • en émission et en réception
    • quel que soit le nombre de lignes téléphoniques affectées

De plus, le système assure le suivi de la consommation des utilisateurs. Cela permet d'affecter les coûts sur les lignes budgétaires idoines, ou, en cas d'utilisateurs extérieurs à l'entreprise, de facturer les consommations. Ces affectations budgétaires ou facturations peuvent être réalisée, soit « à la page envoyée », soit « à la durée d'émission ». Le tarif peut dépendre du préfixe du numéro de fax du destinataire.

La mise en place d'un Réseau de Fax

La mise en place d'un Réseau de Fax nécessite une intervention sur l'ordinateur-serveur ainsi que sur chacun des postes susceptibles d'utiliser ce service. Ces interventions consistent, d'une part à mettre en place le service lui-même, et d'autre part à le rendre accessible pour chacun des utilisateurs.

La mise en place d'un réseau de fax prend de quelques heures à quelques jours en fonction de la taille des réseaux, du nombre de ligne téléphoniques et du nombre d'utilisateurs.

Réseau de fax, logiciels libres et PraKsys

Il existe plusieurs logiciels libres permettant de déployer un Réseau de Fax. Quel que soit le choix du logiciel, retenons toutefois leurs quelques avantages :

  • les Réseaux de fax libres sont disponibles pour tous les clients, quels que soient leur système d'exploitation
  • les Réseau de Fax libres tournent avec des systèmes d'exploitation libres (dont Linux) qui permettent des niveaux de sécurités sans doute inégalés
  • les Réseau de Fax libres sont les plus utilisés, donc les mieux maîtrisés par les administrateurs

PraKsys assure, de manière standardisée, la mise en place de Réseaux de Fax, ainsi qu'un accompagnement à leur utilisation et un service de maintenance à distance.

Pour plus de renseignement, vous pouvez nous écrire ou consulter le site du projet Créé par Admin
Dernière modification mercredi 14 juin 2006 10:27